Как правильно сшить документы
Рассказываем, как прошить документы нитками. Электронный документооборот потеснил бумажный весьма несущественно, поэтому каждой организации приходится постоянно хранить массивный объём документов. Этим бумагам требуется сохранность и безопасность, а самый надёжный способ обеспечить такие условия — прошивка или сшивание.
Как правильно сшивать документы
Сшивание документов — простой способ сберечь их от утраты или подделки.
Эта простая манипуляция позволит упорядочить делопроизводство: подготовить внутреннюю документацию к сдаче в архив, предотвратить выпадение страниц при передаче папок с отчётами и актами партнёрам и государственным органам. Прошивкой обычно занимаются секретари, архивариусы, заведующие канцеляриями, бухгалтера и кадровики.
Акты, отчёты, приказы и другую документацию сшивают для отправки в архив, для налоговой службы и других государственных органов.
Как правильно сшить документы? Полезно знать, что строгого единого регламента нет. То есть секретарь или архивариус могут выбрать наиболее удобный для них способ и никто не вправе штрафовать его, за исключением случаев, когда шов испортил уникальные бумаги. Однако есть ценные, установленные законом рекомендации. Они содержатся в двух нормативных актах:
- «Делопроизводство и apxивнoе дeло», утвepждeно Пpикaзoм Федерального архивного агентства oт 2З.12.2009 № 76;
- приказ Министерства культуры РФ от 08.11.2005 года №536.
Для прошивки потребуются:
- дырокол;
- шило;
- толстая игла;
- крепкие нитки (толщина от 0,5 мм до 1,5 мм — лавсан, лавсан со смесью хлопка, толстые хлопчатобумажные, капрон, шпагат).
Основные правила прошивки
Главные правила прошивки документов нитками:
- Отверстия для ниток не должны вредить тексту или мешать чтению.
- Пользоваться степлером не нужно. Все скобы и скрепки рекомендуется удалить.
- Можно использовать картонную папку, уголок документов или просто сшить все листы между собой без дополнительного оформления.
- Перед тем как сшивать документ и пробивать дырки, проверьте наличие всех листов и их правильный порядок.
- Цвет ниток не имеет значения. На практике распространены белые, чёрные, коричневые и серые оттенки.
После прошивки на нить наклеивается небольшой листочек с надписью «Пронумеровано и сшито». Стандартный размер 4х6 см. На нём размещаются :
- сведения о количестве листов;
- должность и подпись ответственного сотрудника;
- печать организации (если она есть).
Образец сшитой документации представлен на изображении ниже.
Пример прошивания документа: прошивка, нумерация и опечатывание
Способы прошивки документов
Как можно заверять и прошивать документы? На практике сложилось 4 способа. Они отличаются количеством «дырок» — отверстий для иглы.
Любую стопку бумаг сначала необходимо проколоть дыроколом или шилом, а только потом сшивать. Тонкие папки до 30 листов удобно пробивать дыроколом.
Для более толстых лучше взять шило: с его помощью получится сделать отверстия не разделяя пачку бумаги на несколько стопок.
Если пробивать бумагу иглой без предварительного прокола, получится неаккуратно, велика вероятность смять, испортить документы.
2 дырки
Как прошить заверенные документы в 2 дырки:
- Сделайте в стопке 2 отверстия дыроколом, шилом или толстой иглой.
- Протяните через оба отверстия нить таким образом, чтоб оба её кончика находились сзади.
- Натяните нить, завяжите концы двойным узлом сзади папки.
- Конец нити (5-7 см) отведите в сторону и заклейте маленьким листом бумаги.
3 дырки
В 3 отверстия:
- Пробейте шилом 3 дыры на расстоянии 3 см друг от друга.
- Переверните листы и протяните нитку через центральное отверстие.
- Затем проведите её через верхнее отверстие.
- Оттуда протяните нить в нижний прокол, но с тыльной стороны.
- Натяните нить и повторно проведите через центр на тыльную сторону.
- Завяжите с тыльной стороны двойной узел, остаток нити заклейте листочком «Прошито и пронумеровано.
4 дырки
В 4 дырки:
- На расстоянии полтора см пробейте в папке с документами 4 дырочки.
- Переверните стопку и во 2-ое отверстие сверху введите иглу (то есть тоже с задней стороны).
- Тяните нить через 1-ый верхний прокол и снова выведите во 2-ой.
- Заведите иглу в соседнее 3-е отверстие с передней стороны.
- Затем — в 4-ое (самое нижнее), уже сзади.
- Теперь проденьте нить с лица в 3-е отверстие.
- Завяжите узлы на тыльной стороне.
- Заклейте.
5 дырок
В 5 дырок (для больших папок):
- После проверки наличия и корректного порядка страниц, папку закрепляют в прессе и пробивают в ней 5 отверстий на 2 см друг от друга.
- Начинают со среднего отверстия — через него нитку выводят с тыльной стороны.
- Теперь иглу направляют во 2-ое, заводят иглу на тыльную сторону, а затем в самый верхний прокол.
- Далее нить протягивают снова в среднее отверстие.
- Из него иглу ведут в четвертое и пятое. Нить двигается как змейка, поочередно выходит через отверстия с тыльной и наружной стороны.
- В итоге сзади остаётся 2 конца, их связывают двойным узлом и заклеивают.
Документ можно прошить в 2 ,3, 4 или 5 дырок
Как пронумеровать сшитые бумаги
Прошитые страницы необходимо пронумеровать. Это просто, но довольно утомительно и монотонно:
- Пишите номера только арабскими цифрами.
- Начинайте с номера «1» на первом листе.
- Будьте внимательны, не пропускайте листы — прежде чем указывать номер следующего листа убедитесь, что не пропустили пустую страницу.
- Количество сшитых страниц числом и прописью указывают на листочке «Прошито и пронумеровано».
Как правильно заверить сшитый комплект
Завершающий этап сшивания документов — заверение. На нить сзади (рекомендуется оставлять 5-7 см) наклеивают заранее подготовленный бумажный штамп с отметкой «Прошито и пронумеровано».
На нём пишут количество сшитых листов (числами и словами), должность и подпись сотрудника.
Если у организации есть печать, сшитую папку заверяют ею таким образом, чтобы часть штампа попала на листочек, а другая — на основной документ.
Заключение
Мы разобрались, как прошивать и пронумеровывать документы. Это очень простая процедура, которая по силам даже новичку в делопроизводстве. Строгих правил нет, поэтому выбирайте наиболее удобный способ: в 2, в 3, в 4 или в 5 проколов. Чтобы лучше разобраться в сшивании документов, посмотрите практическое видео.
, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Источник: https://biztolk.ru/organizatsiya-biznesa/dokumenty/kak-pravilno-sshit-dokumenty.html