Как сшивать документы в 5 дырок

Как правильно сшить документы

Рассказываем, как прошить документы нитками. Электронный документооборот потеснил бумажный весьма несущественно, поэтому каждой организации приходится постоянно хранить массивный объём документов. Этим бумагам требуется сохранность и безопасность, а самый надёжный способ обеспечить такие условия — прошивка или сшивание.

Как правильно сшивать документы

Сшивание документов — простой способ сберечь их от утраты или подделки.

Эта простая манипуляция позволит упорядочить делопроизводство: подготовить внутреннюю документацию к сдаче в архив, предотвратить выпадение страниц при передаче папок с отчётами и актами партнёрам и государственным органам. Прошивкой обычно занимаются секретари, архивариусы, заведующие канцеляриями, бухгалтера и кадровики.

Акты, отчёты, приказы и другую документацию сшивают для отправки в архив, для налоговой службы и других государственных органов.

Как правильно сшить документы? Полезно знать, что строгого единого регламента нет. То есть секретарь или архивариус могут выбрать наиболее удобный для них способ и никто не вправе штрафовать его, за исключением случаев, когда шов испортил уникальные бумаги. Однако есть ценные, установленные законом рекомендации. Они содержатся в двух нормативных актах:

«Делопроизводство и apxивнoе дeло», утвepждeно Пpикaзoм Федерального архивного агентства oт 2З.12.2009 № 76;
приказ Министерства культуры РФ от 08.11.2005 года №536.

Для прошивки потребуются:

дырокол;
шило;
толстая игла;
крепкие нитки (толщина от 0,5 мм до 1,5 мм — лавсан, лавсан со смесью хлопка, толстые хлопчатобумажные, капрон, шпагат).

Основные правила прошивки

Главные правила прошивки документов нитками:

Отверстия для ниток не должны вредить тексту или мешать чтению.
Пользоваться степлером не нужно. Все скобы и скрепки рекомендуется удалить.
Можно использовать картонную папку, уголок документов или просто сшить все листы между собой без дополнительного оформления.
Перед тем как сшивать документ и пробивать дырки, проверьте наличие всех листов и их правильный порядок.
Цвет ниток не имеет значения. На практике распространены белые, чёрные, коричневые и серые оттенки.

После прошивки на нить наклеивается небольшой листочек с надписью «Пронумеровано и сшито». Стандартный размер 4х6 см. На нём размещаются :

сведения о количестве листов;
должность и подпись ответственного сотрудника;
печать организации (если она есть).

Образец сшитой документации представлен на изображении ниже.

Пример прошивания документа: прошивка, нумерация и опечатывание

Способы прошивки документов

Как можно заверять и прошивать документы? На практике сложилось 4 способа. Они отличаются количеством «дырок» — отверстий для иглы.

Любую стопку бумаг сначала необходимо проколоть дыроколом или шилом, а только потом сшивать. Тонкие папки до 30 листов удобно пробивать дыроколом.

Для более толстых лучше взять шило: с его помощью получится сделать отверстия не разделяя пачку бумаги на несколько стопок.

Если пробивать бумагу иглой без предварительного прокола, получится неаккуратно, велика вероятность смять, испортить документы.

2 дырки

Как прошить заверенные документы в 2 дырки:

Сделайте в стопке 2 отверстия дыроколом, шилом или толстой иглой.
Протяните через оба отверстия нить таким образом, чтоб оба её кончика находились сзади.
Натяните нить, завяжите концы двойным узлом сзади папки.
Конец нити (5-7 см) отведите в сторону и заклейте маленьким листом бумаги.

3 дырки

В 3 отверстия:

Пробейте шилом 3 дыры на расстоянии 3 см друг от друга.
Переверните листы и протяните нитку через центральное отверстие.
Затем проведите её через верхнее отверстие.
Оттуда протяните нить в нижний прокол, но с тыльной стороны.
Натяните нить и повторно проведите через центр на тыльную сторону.
Завяжите с тыльной стороны двойной узел, остаток нити заклейте листочком «Прошито и пронумеровано.

4 дырки

В 4 дырки:

На расстоянии полтора см пробейте в папке с документами 4 дырочки.
Переверните стопку и во 2-ое отверстие сверху введите иглу (то есть тоже с задней стороны).
Тяните нить через 1-ый верхний прокол и снова выведите во 2-ой.
Заведите иглу в соседнее 3-е отверстие с передней стороны.
Затем — в 4-ое (самое нижнее), уже сзади.
Теперь проденьте нить с лица в 3-е отверстие.
Завяжите узлы на тыльной стороне.
Заклейте.

5 дырок

В 5 дырок (для больших папок):

После проверки наличия и корректного порядка страниц, папку закрепляют в прессе и пробивают в ней 5 отверстий на 2 см друг от друга.
Начинают со среднего отверстия — через него нитку выводят с тыльной стороны.
Теперь иглу направляют во 2-ое, заводят иглу на тыльную сторону, а затем в самый верхний прокол.
Далее нить протягивают снова в среднее отверстие.
Из него иглу ведут в четвертое и пятое. Нить двигается как змейка, поочередно выходит через отверстия с тыльной и наружной стороны.
В итоге сзади остаётся 2 конца, их связывают двойным узлом и заклеивают.

Документ можно прошить в 2 ,3, 4 или 5 дырок

Как пронумеровать сшитые бумаги

Прошитые страницы необходимо пронумеровать. Это просто, но довольно утомительно и монотонно:

Пишите номера только арабскими цифрами.
Начинайте с номера «1» на первом листе.
Будьте внимательны, не пропускайте листы — прежде чем указывать номер следующего листа убедитесь, что не пропустили пустую страницу.
Количество сшитых страниц числом и прописью указывают на листочке «Прошито и пронумеровано».

Как правильно заверить сшитый комплект

Завершающий этап сшивания документов — заверение. На нить сзади (рекомендуется оставлять 5-7 см) наклеивают заранее подготовленный бумажный штамп с отметкой «Прошито и пронумеровано».

На нём пишут количество сшитых листов (числами и словами), должность и подпись сотрудника.

Если у организации есть печать, сшитую папку заверяют ею таким образом, чтобы часть штампа попала на листочек, а другая — на основной документ.

Заключение

Мы разобрались, как прошивать и пронумеровывать документы. Это очень простая процедура, которая по силам даже новичку в делопроизводстве. Строгих правил нет, поэтому выбирайте наиболее удобный способ: в 2, в 3, в 4 или в 5 проколов. Чтобы лучше разобраться в сшивании документов, посмотрите практическое видео.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://biztolk.ru/organizatsiya-biznesa/dokumenty/kak-pravilno-sshit-dokumenty.html